この記事はAhrefs公式ブログの日本語訳です。
原文：How to Hire Freelance Writers in 5 Steps (Ahrefs’ Process)
（著者：Joshua Hardwick, Sam Oh/ 原文の最終更新日：January 17, 2023）
※フルスピード註：この記事は2023年1月17日時点の記載をもとに翻訳しています。Ahrefs公式ブログの記事は今後追記・再公開されることがありますことをご了承ください。
フリーランスのライターを雇おうとしたことがあるなら、おそらく何千件もの応募が来たこともあるでしょう。
通常、以下にある2つの質問を自問することになります。
- 最適なものを選択するにはどうすればよいか？
- これほど多くの応募をフィルタリングする時間はどうやって確保できるのか？
この投稿では、これらの質問に答えるプロセスをどのように設定するかを学べます。
ステップ1. 申請フォームを作成する
ほとんどの求人情報では、応募者はカバーレターと履歴書を採用マネージャーにメールで送信するように指示されています。これはフルタイムの雇用を探す場合にはうまくいきますが、フリーランスのポジションには数百、数千人の応募者が集まることが多いため、そうではありません。
これほど多くの履歴書を紛失せずにレビューする方法はありません。その結果、適切な応募者が網をすり抜けてしまい、優れた作家を逃してしまうことがよくあります。
この問題を解決する方法の1つは、応募者全員にGoogleフォームから応募してもらうことです。
これが理にかなっている理由は次の2つです。
- 応募者を迅速かつ効率的に精査するのに役立ちます。Googleフォームは応募者をGoogleスプレッドシートに集めることができ、メールを選別する代わりにすべての応募者を確認できます。
- ライターのスキルと知識を大規模にテストできます。当面のトピックに関する応募者の知識、スキル、経験を判断するように設計された質問を簡単に行うことができます。
応募者に尋ねるべきことについては、多肢選択式の質問と短い回答の質問を組み合わせることをお勧めします。多肢選択式の質問は知識と経験を評価するのに役立ちますが、「短答式」の質問は文章力を判断するのに役立ちます。
以下は多肢選択式の質問の1つです。
この質問に対する答えは、ほとんどの経験豊富なSEOが知っているはずです。しかし、経験の浅い人にとってはつまずくかもしれません。
注：この質問には「状況による」部分が少しあります。しかし一般的に言えば、知識豊富なSEO担当者のほとんどが選択する、明確で正しい答えがあると思います。
「短い回答」の質問例を以下に示しましょう。
この質問は、応募者の物事を簡潔かつ正確に説明する能力を判断するのに役立つように設計されました。
弊社（Ahrefs社）の申請フォームに興味がある場合は、こちらをご覧ください。
これらの質問のうち、精査を目的としたものはほんの一握りです。残りは、名前、メールアドレス、Twitterアカウントなどの基本的な詳細を取得することです。応募者がメールで応募していない場合、これらの詳細を取得する唯一の方法であるため、フォームの中で連絡先の詳細を尋ねることは不可欠です。
ステップ 2. 求人を投稿する
次に、応募フォームに候補者を引き付ける必要があります。これを行うには、求人情報を作成し、可能な限りあらゆる場所に投稿することです。
求人投稿で説明する必要があるのは次の4つです。
- 探しているもの– 短く説明してください。応募者にそのポジションの内容を伝えましょう。
- 必要なスキル– 応募者に期待するものをすべて列挙しましょう。
- あなたについて– あなたの会社について詳しく説明してください（人を飽きさせないように短くしてください）。
- 応募方法– 応募フォームに参加者を送りましょう。
求人情報を投稿できる求人サイトはたくさんあります。私たちはProBlogger、Swipe Files Job Board (旧 Hey Marketers)、採用ページ、その他いくつかのページに投稿しました。
いくつかのSlackやFacebookグループにも投稿しました。
すべての応募者が同じプロセスを経ることを考えると、求人情報を掲載できる場所が多ければ多いほど良いことになります。
ステップ 3. 応募者を精査する
審査プロセスのあらゆる側面はGoogleスプレッドシートで行われます。すべてが1か所にまとめられているため、作業が非常に簡単になります。作業をできるだけ迅速かつ効率的に行うために、プロセスを自動審査と手動審査に分割することをお勧めします。
自動審査
ここでのアイデアは、要件に適合しない応募者を失格にし、残りの応募者に予備スコアを与え、シートをクリーンアップして手動審査をできるだけ迅速に行うことです。その方法は3つのステップからなります。
A. 失格
基本的なルールに従えない人や基本的な基準を満たしていない人からの申請を審査するのに、時間を浪費するのは意味がありません。したがって、彼らを自動的に失格にすることは有益です。Google スプレッドシートの利点は、フィルタと数式を使用してこれを簡単に実行できることです。
私たちが、先ほどのGoogle フォームですべての応募者に、2つの用語を50語以内で定義するよう依頼したことを覚えているでしょうか。許可された単語数を超えたユーザーを失格にしたかったため、各定義の単語数をカウントする数式を含む列を2つ追加しました。
次に、フィルタ処理を行って、定義が50単語を超える行を除外しました。
次に、さらにいくつかの基準でフィルタリングしました。
- 1,000 単語あたりの割合– 10～1,000 単語を入力しなかった人を除外しました。(これは主に、私たちの指示に従わず、単語単価の価格を提示した応募者を除外するためでした。)
- SEO の経験年数– 経験年数が「1年未満」の人は除外しました。
- これまでにAhrefsを使用したことがありますか? – 「いいえ」と答えた人は除外しました。
B. スコア
次に、私たちは各応募者に予備スコアを与えて、応募者の知識と経験を一目で把握できるようにしたいと考えています。
これを行うために、多肢選択式の質問に対する回答、Ahrefsの使用経験、応募者はアクティブなAhrefsサブスクリプションが有効かどうかを確認する式を作成しました。結果は0から5の間のスコアでした。
C. 簡素化する
フィルタとスコアを適切に設定したとしても、シートには非常に多くのデータが含まれているため、膨大な量になります。したがって、応募者の名前やメールアドレスなど、審査プロセスに必要のない列を非表示にする価値があります。これは、潜在的なバイアスを排除するのにも役立ちます。
私たちの場合、各応募者の質を簡単に確認できるように、暫定スコアに条件付き書式を追加しました。
最終的に得られたものは次のとおりです。
手動審査
私たちは応募者の予備スコアと定義をざっと調べて、次の段階に進むべきかどうかを決定しました。各応募者にかかる時間は数秒もかからず、1時間あたり100名を超える応募者を精査することができました。
たとえば、この応募者はSEOではなくSEMについて定義を記載したため、この応募者とは取引を続行しないと決定するのにほんの1秒かかりました。
一方、以下の応募者の場合は、手動審査を試してみる価値があるとすぐにわかりました。どちらの定義も正確でよく書かれており、多肢選択式の質問で良いスコアを獲得しました。
各応募者への手動審査決定を追跡するために、最後の列を1つ追加しました。
ステップ 4. 応募者にテストを受けてもらう
ほとんどの人は、コンテンツ概要からテスト記事を書かせてライターをテストします。私たちも同様のことを行いますが、各応募者に個別の概要を送信することはありません。私たちは全員に同じ概要を送信します。
これを推奨する理由は次の3つです。
- 作品の採点が簡単になります– チェックリストを作成して、同じ基準でライターを採点できます。
- より迅速です– ライターごとに新しいコンテンツ概要を作成する必要はありません。
- 自動化可能– ライターがこの段階に到達したときに、概要を自動送信するようにシステムをセットアップできます。
テストをスムーズかつ効率的に実行する方法を見てみましょう。
A. 取引について説明し、詳細を確認する
最初の審査プロセスに合格した応募者は、テスト記事の取引について説明し、詳細を理解する必要があります。このためにGmailでテンプレートを作成しました。
私たちは以下のように説明しています:
- 有料のテスト記事を提供したいと思います。
- 文字単価ではなく、テスト記事ごとに定額料金（および報酬）を支払います。
- すべての応募者に同じ概要を送信しており、テスト記事は公開されないようにします。
- 皆さんが弊社のために作ったすべての作品の所有権は、弊社に帰属します。
- 月末に請求書でお支払います。
情報過多のように思えるかもしれませんが、最初から全員が同じ認識を持っていることを確認することが最善です。
私たちのメールの最後には、請求書のメール アドレス（これは、日常的に使用しているアドレスとは異なることがよくあります）と希望する支払い方法を尋ねるGoogleフォームへのリンクが付いています。
B. テストの概要を送る
前のステップで申請者がGoogleフォームを送信するときに、確認メッセージが表示されます。ここで、テスト記事の内容概要を含むGoogleドキュメントをリンクしておきました。
これは次のようになります。
この文書には、応募者に次のことを指示する内容も含まれています。
- ドキュメントのコピーを作成して取り掛かってください。
- 好きなだけ書いてもいいし、少なくてもいいです（文字数の制限はありません）。
- テスト記事をメールで送信し、完了したら請求書をお送りください。
- 執筆を開始する前に、コンテンツガイドラインをお読みください。
フリーライターと仕事をするときは、コンテンツガイドラインを作成することをお勧めします。ドキュメント内で私たちのものにリンクしています。スタイルとコンテンツに関して、私たちが何を期待しているかを説明します。
以下にいくつか抜粋を紹介します。
C. 内容を確認する
数人のライターをテストすることを考えると、それらの相対的な品質を判断する公平かつ一貫した方法が必要です。このため、私たちは彼らの取り組みをすぐにレビューして採点するためのチェックリストを作成しました。
以下はチェックリストからの抜粋です。
記事全体でいくつかの基本事項を確認し、各セクションをさらに詳しく確認していることがわかります。
たとえば、定義の基準をいくつか示します。
- （ガイドラインに従って）正しい形式で書かれているか？
- 内容は正確か？
- よい品質で書かれているか？
チェックリストは合計30項目あります。それぞれ1ポイントに相当するため、各応募者を30点満点で採点します。
ステップ 5. 応募者を採用する
採用は簡単です。応募者がテスト記事で良いスコアを獲得した場合、実際に記事を書くように割り当てられます。それがうまくいけば、私たちは彼らへさらに与えます。
ここで、フリーランサーと仕事をする際に注意すべき点がいくつかあります。
- 品質の低下– フリーランサーは時々怠けたり、別の下請け仕事を始めたりすることがあります。これらはどちらも品質の低下につながります。
- 信頼性の問題– 日常生活では誰にとっても邪魔になることがありますが、一貫した信頼性の低下には注意してください。
- コミュニケーションの問題– 何らかの理由で、地球上から姿を消すことは驚くほど一般的です。
こうした問題に直面した場合は、ためらわずにライターとの取引を辞めてください。彼らと協力し続けるのは時間とエネルギーが奪われてしまいます。
同様に、一貫して高品質の仕事を生み出す信頼できるフリーランサーに出会ったら、彼らを大切にしてください。優れた作家には金貨に相当する価値があるので、彼らに仕事を与え続け、報酬を定期的に見直してください。
まとめ
システムが整備されていれば、フリーライターの雇用は簡単です。Zapierなどのツールを使用して、多くの手順を自動化することもできます。
たとえば、概要リクエスト、詳細の記録、オフィスマネージャーへの支払いリクエスト送信のためのザップがあります。
質問がありますか? Twitter で私に連絡してください。
著者プロフィール
Joshua Hardwick
Ahrefsのコンテンツ責任者（わかりやすく言うと、私たちが公開するすべてのブログ記事が素晴らしいことを保証する責任者です）。
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